Isännöitsijän joulu

Joulu on juhlan, lähimmäisten muistamisen ja ilon aikaa. Levätään ja vietetään aikaa perheen kesken. Joulun valmisteluun kuuluu kinkun paistoa, laatikoiden valmistusta ja leivontaa. Keittiö on täydessä käytössä. Asuntoa koristellaan ja kynttilöitä poltetaan.

Valitettavasti edellä mainittu positiivinen toiminta lisää myös asumisen riskejä. Sähkölaitteiden lisääntynyt käyttö ja elävä tuli lisäävät tulipalon vaaraa.

Joulukuu onkin hyvä ajankohta muistuttaa asukkaita paloturvallisuudesta:

·         Tarkasta palovaroitinten toiminta ja vaihda paristot

·         Onhan keittiössä sammutuspeite

·         Varovaisuus ja huolellisuus kynttilöiden poltossa

Onhan pelastussuunnitelma päivitetty ja kommunikoitu?

Oikein Iloista ja hasardivapaata joulua!

Ari Nässi

Miksi pienelläkin taloyhtiöllä pitäisi olla ammatti-isännöitsijä

Pienissä 2-8 asunnon taloyhtiöissä isännöintiä hoitaa usein ns. asukasisännöitsijä tai isännöitsijää ei ole valittu lainkaan. Taloyhtiön hallituksen / osakkaiden pitää harkita onko tämä heidän kannalta optimaalinen tilanne sillä

a) taloyhtiön hallinnon lakisääteiset tehtävät ja vastuut ovat lisääntyneet
b) lakisääteiset tehtävät ja vastuut eivät riipu taloyhtiö koosta
c) rakennuksille kertyy ikää ja korjaustarpeet lisääntyvät
d) osakkailla on paljon pelissä (monella elämän suurin investointi)

Pienessäkin taloyhtiössä voi ilmetä ongelmia kuten

a) tapahtuu henkilö- tai omaisuusvahinko
b) rakennusten kunnosta ei ole huolehdittu / ei ole tietoa
c) osakkaille tulee erimielisyyttä
d) raha-asioissa epäselvyyksiä / erimielisyyksiä
e) korjaushanke menee pieleen / kustannukset karkaavat
f) virheellisesti annettu isännöitsijäntodistus
g) lakisääteisiä ilmoituksia / asioita on jäänyt hoitamatta

Mikäli jokin edellä listatuista skenaarioista toteutuu siitä voi koitua hallitukselle ja osakkaille huomattavia taloudellisia vastuita. Ammattimaisella isännöinnillä riskejä voidaan minimoida.
Isännöitsijäpalvelun kustannus voi tuntua isolta, mutta yksi huonosti hoidettu korjaushanke tai raastupaan viety riita-asia saattaa maksaa isännöinnin palkkion monikertaisesti.

Hyvin ja ammattimaisesti hoidetussa taloyhtiössä on turvallista asua ja sen arvo säilyy.

Syksyisin terveisin,

Ari Nässi

Isännöitsijän syksy

Syksyllä jatkuu aiemmin käynnistettyjen korjaushankkeiden eteenpäinvienti, mutta ennen kuin varsinaiseen remonttiin päästään, pitää hoitaa monta asiaa kuten rahoitus, mahdollisesti tarvittavat luvat, tiedottaminen ja kommunikointi asukkaiden ja osakkaiden suuntaan, vakuutusten kattavuuden tarkastus, naapurien kuuleminen, urakoitsijoiden taustojen selvittäminen (yhteiskuntavelvoitteet), urakkasopimuksen viimeistely jne.

Jätetään remontit kuitenkin hetkeksi sivuun ja katsotaan toista syksyn suosikkiaktiviteettia eli talkoita. Talkoot ovat mainio tapa luoda ja vahvistaa yhteisöllisyyttä taloyhtiössä. Ja samalla saadaan ehkä aikaiseksi jotakin yleishyödyllistä. Talkoille ei pidä asettaa, ainakaan ilman huolellista valmistelua, mitään kovin haastavaa tavoitetta. Piha-aitojen maalaus ja puista pudonneiden lehtien haravointi riittävät mainiosti alustamaan makkaran grillausta. Piha-alueiden yleinen siistiminen ja yhteisten tilojen kuten pyöräkellarin järjestäminen sopivat myös hyvin talkoo aktiviteetiksi. Räystäiden puhdistukseen kiipeämiset ja katon puhdistus kannattaa sovinnolla jättää ammattihenkilöille, joilla on osaaminen, asianmukaiset varusteet ja vakuutukset kunnossa.

Lisäksi on muistettava, että talkoot ovat vapaaehtoiset ja riippumatta aktiviteetista on hyvä tarkistaa, että taloyhtiön vakuutus kattaa myös talkoot. Haravaankin voi kompastua.

Hauskoja talkoohetkiä toivottaa,

Ari Nässi    

Isännöitsijän kesä - Korjaushanke

Kesä ja syksy ovat usein ajankohtia, jolloin totutetaan yhtiökokouksessa päätettyjä korjaushankkeita. Isännöitsijällä on tärkeä koordinaattorin ja tiedonkulun takaajan rooli kaikissa korjaushankkeissa. Toki isompiin hankkeisiin nimetään / palkataan rakennusalan ammattilainen valvojaksi ja / tai projektipäälliköksi, mutta isännöitsijä on alulle paneva voima ja jatkuva linkki osakkaiden ja urakoitsijan välillä.

Päätetty korjaushanke etenee pääpiirteissään seuraavasti:

• Hankesuunnitelman laatiminen
• Rahoituksen järjestäminen
• Projektipäällikön ja / tai valvojan valinta
• Tarjouspyynnön valmistelu
• Kilpailutus ja urakoitsijan valinta
• Urakkasopimuksen laatiminen
• Toteutussuunnittelu
• Rakentaminen
• Urakan vastaanotto
• Takuuaika

Isännöitsijän on huolehdittava / valvottava, että osakkaat ja asukkaat saavat kaiken oleellisen tiedon urakan toteutuksesta hyvissä ajoin.

Pienemmissä hankkeissa (esim. porraskäytävän maalaus, pihan asfaltointi) pelkkä yksisuuntainen tiedottaminen on ehkä riittävä, mutta isommissa hankkeissa on syytä järjestää yksi tai useampia tilaisuuksia, joissa urakoitsija pääsee suoraan kertomaan asukkaille urakan etenemisestä ja sen vaikutuksista asumiseen. Näissä tilaisuuksissa asukkaat voivat myös luonnollisesti esittää kysymyksiä ja antaa palautetta.

Minkään urakkaan liittyvän tapahtuman ei pitäisi tulla asukkaille yllätyksenä.

Isännöitsijän vuosi - toukokuu ja kuntoarvio

Nyt on hyvä aika vuodesta kartoittaa rakennuksen ja piha-alueiden päivän kunto. Kuntoarvion perusteella hallitus voi valmistella tulevia korjaustoimenpiteitä. Hallituksessa ei useinkaan ole rakennustekniikkaa tuntevia henkilöitä, joten tämä on yksi (teknisen)isännöitsijän tärkeimpiä tehtäviä taloyhtiön hallinnossa.

Ensin vähän käsitteistä:

• Kuntoarvio - rakenteita rikkomaton aistinvarainen arvio kohteen kunnosta. 
• Kuntotarkastus - Pätevä kuntotarkastaja tutkii talon ISO 9001 -sertifioidun laatujärjestelmän sekä alalla hyväksytyn KH 90–000394-suoritusohjeen mukaisesti. Ohjekortissa määritetään tarkastuksen tavoitteet, sisältö, laajuus, tarkastuksessa tehdyt mittaukset, raportointi ja kuntotarkastajan vastuu. 
• Kuntotutkimus - Kuntotarkastuksessa määritetään kohteet, joiden kunnon selvittäminen vaatii tarkempaa tutkimusta ja rakenteen avaamista. Silloin on kysymys kuntotutkimuksesta, jonka avulla selvitetään rakenteen alkuperäiset toteutustavat sekä mahdolliset ja piilevät mikrobikasvustot. Myös teknisten järjestelmien kunto on joskus selvitettävä tarkemman kuntotutkimuksen avulla.

Isännöitsijällä pitää mielestäni olla ammatitaitoa suorittaa listan ensimmäinen toimenpide eli kuntoarvio ja toukokuu on eriomainen aika tehdä tämä vuosittainen toimenpide.

Kuntoarvio sisältää mm seuraavia toimenpiteitä:

• asukaskysely - mitä ongelmia ja mahdolisia vikoja on havaittu?
• rakennuksen perustusten, julkisivun, ovien ja ikkunoiden tilan arviointi - maalaustarpeita?
• käynti katolla mahdollisesten vaurioiden tai ongelmien havaitsemiseksi - puhdistus- tai maalaustarpeita? Vaurioita talven jäljiltä?
• Julkisten tilojen kuten porraskäytävien, saunan, kellarin jne. kunnon arviointi.
• Myös vesi- ja viemäriputkiston tilaa voi arvioida niiltä osin kun ne ovat nähtävillä. Korroosiota?  
• Piha-alueiden tila ja kunnostustarpeet?
• Teknisiä järjestelmiä kuten lämmitys ja ilmanvaihto arvioidaan lähinnä niiden häiriöttömän toiminnan kautta - onhan vuosihuollot suoritettu asianmukaisesti? 

Mikäli isännöitsijälle herää kuntoarvion perusteella epäilyksiä jonkin kohteen tai kohteiden kunnosta, voidaan edetä ko. kohteen ammamaiseen kuntotarkastukseen tai korjaamiseen kuten maalaus tai puhdistus, jolla kohteen elikaarta voi jatkaa.

Kuntoarvion kaikki huomioit on syytä kirjata talon huoltokirjaan ja myös tässä yhteydessä kuva vastaa montaa sanaa, joten kameraa kannattaa käyttää runsaasti. Kuvista on vuosien kuluessa mahdollista arvioida tilanteen muuttumista.

Leppoisaa kesää!
Ari Nässi

Isännöitsijän vuosi - huhtikuu

Lumet ovat sulaneet - ainakin eteläisessä Suomessa ja on aika tarkastaa piha-alueiden, rakennusten ulkoisten pintojen ja vesikaton kunto.

• Maalaustarpeita
• Räystäskourujen puhdistus
• Roskiskatosten kunnostus
• Linnunpönttö pihapuuhun
• Pihatalkoot?

Huhtikuu on myös monelle asuntoyhtiölle yhtiökokouksen aika. Alla pari asiaa, joita et ehkä tiennyt yhtiökokouksesta:

• Yhtiökokous on päätösvaltainen vaikka paikalla olisi van yksi osakas - edellyttäen, että kokous on asianmukaisesti kokoon kutsuttu.
• Äänileikkuri toimii - Yksi henkilö voi käyttää äänestyksissä äänivaltaa enintään viidesosalla paikalla olevista äänistä. Vaikka hänellä olisi valtakirja suurimmalta osalta asunto oy:n osakkaita.
• Yhtiökokouksessa voidaan tehdä (merkittäviä) päätöksiä vain asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa.

Hauskaa kevättä!

Ari Nässi

www.arinassi.fi

Isännöitsijän vuosi - maaliskuu

Tähän mennessä hallitus on kokoontunut kerran tai pari ja tilinpäätös / talousarvio on saatu muokattua yhtiökokoukseen tuotavaan muotoon.

Kunnossapitotarpeet on myös kartoitettu ja alustavat aikataulut on sovittu hallituksessa. Ennen yhtiökokousta isännöitsijän pitää vielä jatkaa hankkesuunnitelmien valmistelua, pyytää mahdollisesti (lisää) tarjouksia ja selvitää kaikkea mahdollista hankkeisiin liittyvää. Pitäen erityisesti mielessä osakkaan näkökulman.

Hanke ja sen kustannustehokkuus pitää pystyä perustelemaan osakkaille ja yhtiökokouksessa pitää pystyä vastaamaan hanketta koskeviin kysymyksiin mahdollisimman tyhjentävästi. Huonosta valmistautumisesta seuraa lisäselvityksiä, turhaa työtä ja viiveitä.

Hankkeita suunniteltaessa on pidettävä mielessä mahdollisuus, että hanke voidaan tehdä myös liian aikaisin, eikä vain liian myöhään. Jälkimmäinen on toki yleisempi virhe, mutta isoja hankkeita kuten putki- tai kattoremonttia suunniteltaessa pitää myös tutkia mahdollisuus jatkaa nykyisen asennuksen elinikää kohdistetuilla huoltotoimenpiteillä. Tämä voi säästää osakkaille pitkän pennin.

Hyvää kevättä ja tehokkaita yhtiökokouksia toivottaen,
Ari Nässi
www.arinassi.fi

Isännöitsijän vuosi - helmikuu

Tilinpäätökset on saatu / tehty ja toimintakertomus kirjoitettu.

Tasekirjaan kootaan kaikki mitä laki vaatii ja enemmän. Seuraavaksi tasekirja kommunikoidaan taloyhtiön hallituksen kanssa ja varmistetaan, että olemme samaa mieltä paitsi tilinpäätöksestä myös talousarviosta --> vastikkeiden suuruudet ja kunnossapitotarpeista.

Isännöitsijä- hallituskommunikaatiota voi aluksi käydä sähköisesti, mutta jossain vaiheessa, vaikka maaliskuun alussa, on hyvä pitää hallituksen kokous, jossa viimeistellään tasekirja ja valmistellaan yhtiökokoukseen tuotavat asiat.

Ari Nässi
www.arinassi.fi

Valmistautuminen yhtiökokoukseen - Osakas, herätys!

Isännöitsijä ja taloyhtiön hallitus valmistautuvat yhtiökokoukseen mm. viimeistelemällä tilinpäätöstä, päivittämällä kunnossapitotarveselvitystä (mikä sanahirviö...), laatimalla toimintakertomusta ja talousarviota.

Osakkaankaan ei pitäisi vain odottaa kokouskutsua, nyt on aika miettiä onko taloyhtiössä kaikki hyvin?  Onko jotain mihin pitäisi kiinnittää huomiota? Kunnossapito kunnossa?

Yhtiökokous voi lain mukaan tehdä päätöksiä vain asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa.

"Osakkaalla on oikeus saada asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun."

Yhtiökokous on taloyhtiön ylin päättävä elin, se valitsee hallituksen, vahvistaa tilinpäätöksen, päättää yhtiövastikkeesta ja myöntää vastuuvapauden hallitukselle ja isännöitsijälle.  Yhtiökokous päättää aina myös laajakantoisista ja olennaisesti asumiseen ja asumiskustannuksiin vaikuttavista asioista.

Kokouksen esityslistassa on yleensä kohta: "Muut esille tulevat asiat".  Sen varaan ei kuitenkaan kannata asiaa jättää, jos haluaa päätöksiä. Tässä kohdassa esille otettavista asioista voidaan vain keskustella, ei päättää.

Ari Nässi

Isännöitsijän vuosi - tammikuu

Isännöintiin kuuluu lukuisia ympärivuoden jatkuvia tehtäviä ja rutiineja, mutta tässä blogisarjassa keskityn vuodenaikariippuviin tehtäviin.

Oletukseni on, että taloyhtiön tilikausi on sama kuin kalenterivuosi - tosin näin ei välttämättä ole, mutta siitä lisää toisessa yhteydessä.

Tilikauden päätyttyä suljetaan edellinen tilikausi ja avataan uusi. Ennen tilinpäätöksen sulkemista kannattaa odottaa loppuvuoden sähkö- ja muut laskut, joiden kulut (tai osa niistä) kuuluu päättyneelle tilikaudelle. Laskujen saavuttua tehdään tarvittavat jaksotukset: Edellisellä tilikaudella maksettu tämän tilikauden kulu kirjataan siirtosaamisiin ja vastaavasti tammikuussa maksettu edellisen tilikauden kulu (esim. joulukuun sähkökustannus) kirjataan siirtovelkoihin.

Tarkastetaan, että osakirjanpidot kuten vastikereskontra ja pankkitilien saldot täsmäävät tuloksen ja taseen kanssa.

Isännöitsijä laatii toimintakertomuksen.

Tilinpäätös ja toimintakertomus toimitetaan hallitukselle tarkastettavaksi ja kommentoitavaksi. Tämä voidaan tehdä joko hallituksen kokouksessa, jolloin isännöitsijä esittelee tilinpäätöksen ja kertoo taustat tai sähköisellä kommunikoinnilla. Kasvokkain tapahtuva tilinpäätöksen esittely ja taustojen kertominen on suotavaa varsinkin, jos hallituksessa on ensikertalaisia tai toiminnassa on ollut jotakin tavallisuudesta poikkeavaa.

Tilinpäätös ja toimintakertomus pitää lain mukaan allekirjoittaa 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, mutta mielestäni se pitäisi pyrkiä tekemään helmikuun aikana. En näe mitää etua homman venyttämisessä.

Edellisten rinnalla isännöitsijä valmistee talousarviota ja päivittää kunnossapitosuunnitelmaa, mutta niistä lisää myöhemin.

Ari Nässi