Yhtiökokouksen valmistelu

Esityslistaa vuoden ensimmäiseen hallituksen kokoukseen:

• Isännöitsijä esittelee tilinpäätöksen
• Toimintakertomus ja tasekirjan liitteet
• Budjetti alkaneelle vuodelle
• Vastikkeiden suuruudet
• Korjaustarveselvityksen päivitys
• Alkaneen vuoden hankkeiden suunnittelu / valmistelu
• Vuosisuunnitelma (kommunikointi, asukastyytyväisyys, talkoot jne.)

Yhtiökokousta ei kannata lykätä kevääseen, vaan se on syytä pitää niin pian kuin resurssit antavat myöten ja reunaehdot, kuten tilintarkastus täyttyvät.

Hyvää alkanutta vuotta!

Ari Nässi

Isännöitsijän joulu

Joulu on juhlan, lähimmäisten muistamisen ja ilon aikaa. Levätään ja vietetään aikaa perheen kesken. Joulun valmisteluun kuuluu kinkun paistoa, laatikoiden valmistusta ja leivontaa. Keittiö on täydessä käytössä. Asuntoa koristellaan ja kynttilöitä poltetaan.

Valitettavasti edellä mainittu positiivinen toiminta lisää myös asumisen riskejä. Sähkölaitteiden lisääntynyt käyttö ja elävä tuli lisäävät tulipalon vaaraa.

Joulukuu onkin hyvä ajankohta muistuttaa asukkaita paloturvallisuudesta:

·         Tarkasta palovaroitinten toiminta ja vaihda paristot

·         Onhan keittiössä sammutuspeite

·         Varovaisuus ja huolellisuus kynttilöiden poltossa

Onhan pelastussuunnitelma päivitetty ja kommunikoitu?

Oikein Iloista ja hasardivapaata joulua!

Ari Nässi

Miksi pienelläkin taloyhtiöllä pitäisi olla ammatti-isännöitsijä

Pienissä 2-8 asunnon taloyhtiöissä isännöintiä hoitaa usein ns. asukasisännöitsijä tai isännöitsijää ei ole valittu lainkaan. Taloyhtiön hallituksen / osakkaiden pitää harkita onko tämä heidän kannalta optimaalinen tilanne sillä

a) taloyhtiön hallinnon lakisääteiset tehtävät ja vastuut ovat lisääntyneet
b) lakisääteiset tehtävät ja vastuut eivät riipu taloyhtiö koosta
c) rakennuksille kertyy ikää ja korjaustarpeet lisääntyvät
d) osakkailla on paljon pelissä (monella elämän suurin investointi)

Pienessäkin taloyhtiössä voi ilmetä ongelmia kuten

a) tapahtuu henkilö- tai omaisuusvahinko
b) rakennusten kunnosta ei ole huolehdittu / ei ole tietoa
c) osakkaille tulee erimielisyyttä
d) raha-asioissa epäselvyyksiä / erimielisyyksiä
e) korjaushanke menee pieleen / kustannukset karkaavat
f) virheellisesti annettu isännöitsijäntodistus
g) lakisääteisiä ilmoituksia / asioita on jäänyt hoitamatta

Mikäli jokin edellä listatuista skenaarioista toteutuu siitä voi koitua hallitukselle ja osakkaille huomattavia taloudellisia vastuita. Ammattimaisella isännöinnillä riskejä voidaan minimoida.
Isännöitsijäpalvelun kustannus voi tuntua isolta, mutta yksi huonosti hoidettu korjaushanke tai raastupaan viety riita-asia saattaa maksaa isännöinnin palkkion monikertaisesti.

Hyvin ja ammattimaisesti hoidetussa taloyhtiössä on turvallista asua ja sen arvo säilyy.

Syksyisin terveisin,

Ari Nässi

Isännöitsijän syksy

Syksyllä jatkuu aiemmin käynnistettyjen korjaushankkeiden eteenpäinvienti, mutta ennen kuin varsinaiseen remonttiin päästään, pitää hoitaa monta asiaa kuten rahoitus, mahdollisesti tarvittavat luvat, tiedottaminen ja kommunikointi asukkaiden ja osakkaiden suuntaan, vakuutusten kattavuuden tarkastus, naapurien kuuleminen, urakoitsijoiden taustojen selvittäminen (yhteiskuntavelvoitteet), urakkasopimuksen viimeistely jne.

Jätetään remontit kuitenkin hetkeksi sivuun ja katsotaan toista syksyn suosikkiaktiviteettia eli talkoita. Talkoot ovat mainio tapa luoda ja vahvistaa yhteisöllisyyttä taloyhtiössä. Ja samalla saadaan ehkä aikaiseksi jotakin yleishyödyllistä. Talkoille ei pidä asettaa, ainakaan ilman huolellista valmistelua, mitään kovin haastavaa tavoitetta. Piha-aitojen maalaus ja puista pudonneiden lehtien haravointi riittävät mainiosti alustamaan makkaran grillausta. Piha-alueiden yleinen siistiminen ja yhteisten tilojen kuten pyöräkellarin järjestäminen sopivat myös hyvin talkoo aktiviteetiksi. Räystäiden puhdistukseen kiipeämiset ja katon puhdistus kannattaa sovinnolla jättää ammattihenkilöille, joilla on osaaminen, asianmukaiset varusteet ja vakuutukset kunnossa.

Lisäksi on muistettava, että talkoot ovat vapaaehtoiset ja riippumatta aktiviteetista on hyvä tarkistaa, että taloyhtiön vakuutus kattaa myös talkoot. Haravaankin voi kompastua.

Hauskoja talkoohetkiä toivottaa,

Ari Nässi    

Isännöitsijän kesä - Korjaushanke

Kesä ja syksy ovat usein ajankohtia, jolloin totutetaan yhtiökokouksessa päätettyjä korjaushankkeita. Isännöitsijällä on tärkeä koordinaattorin ja tiedonkulun takaajan rooli kaikissa korjaushankkeissa. Toki isompiin hankkeisiin nimetään / palkataan rakennusalan ammattilainen valvojaksi ja / tai projektipäälliköksi, mutta isännöitsijä on alulle paneva voima ja jatkuva linkki osakkaiden ja urakoitsijan välillä.

Päätetty korjaushanke etenee pääpiirteissään seuraavasti:

• Hankesuunnitelman laatiminen
• Rahoituksen järjestäminen
• Projektipäällikön ja / tai valvojan valinta
• Tarjouspyynnön valmistelu
• Kilpailutus ja urakoitsijan valinta
• Urakkasopimuksen laatiminen
• Toteutussuunnittelu
• Rakentaminen
• Urakan vastaanotto
• Takuuaika

Isännöitsijän on huolehdittava / valvottava, että osakkaat ja asukkaat saavat kaiken oleellisen tiedon urakan toteutuksesta hyvissä ajoin.

Pienemmissä hankkeissa (esim. porraskäytävän maalaus, pihan asfaltointi) pelkkä yksisuuntainen tiedottaminen on ehkä riittävä, mutta isommissa hankkeissa on syytä järjestää yksi tai useampia tilaisuuksia, joissa urakoitsija pääsee suoraan kertomaan asukkaille urakan etenemisestä ja sen vaikutuksista asumiseen. Näissä tilaisuuksissa asukkaat voivat myös luonnollisesti esittää kysymyksiä ja antaa palautetta.

Minkään urakkaan liittyvän tapahtuman ei pitäisi tulla asukkaille yllätyksenä.

Isännöitsijän vuosi - toukokuu ja kuntoarvio

Nyt on hyvä aika vuodesta kartoittaa rakennuksen ja piha-alueiden päivän kunto. Kuntoarvion perusteella hallitus voi valmistella tulevia korjaustoimenpiteitä. Hallituksessa ei useinkaan ole rakennustekniikkaa tuntevia henkilöitä, joten tämä on yksi (teknisen)isännöitsijän tärkeimpiä tehtäviä taloyhtiön hallinnossa.

Ensin vähän käsitteistä:

• Kuntoarvio - rakenteita rikkomaton aistinvarainen arvio kohteen kunnosta. 
• Kuntotarkastus - Pätevä kuntotarkastaja tutkii talon ISO 9001 -sertifioidun laatujärjestelmän sekä alalla hyväksytyn KH 90–000394-suoritusohjeen mukaisesti. Ohjekortissa määritetään tarkastuksen tavoitteet, sisältö, laajuus, tarkastuksessa tehdyt mittaukset, raportointi ja kuntotarkastajan vastuu. 
• Kuntotutkimus - Kuntotarkastuksessa määritetään kohteet, joiden kunnon selvittäminen vaatii tarkempaa tutkimusta ja rakenteen avaamista. Silloin on kysymys kuntotutkimuksesta, jonka avulla selvitetään rakenteen alkuperäiset toteutustavat sekä mahdolliset ja piilevät mikrobikasvustot. Myös teknisten järjestelmien kunto on joskus selvitettävä tarkemman kuntotutkimuksen avulla.

Isännöitsijällä pitää mielestäni olla ammatitaitoa suorittaa listan ensimmäinen toimenpide eli kuntoarvio ja toukokuu on eriomainen aika tehdä tämä vuosittainen toimenpide.

Kuntoarvio sisältää mm seuraavia toimenpiteitä:

• asukaskysely - mitä ongelmia ja mahdolisia vikoja on havaittu?
• rakennuksen perustusten, julkisivun, ovien ja ikkunoiden tilan arviointi - maalaustarpeita?
• käynti katolla mahdollisesten vaurioiden tai ongelmien havaitsemiseksi - puhdistus- tai maalaustarpeita? Vaurioita talven jäljiltä?
• Julkisten tilojen kuten porraskäytävien, saunan, kellarin jne. kunnon arviointi.
• Myös vesi- ja viemäriputkiston tilaa voi arvioida niiltä osin kun ne ovat nähtävillä. Korroosiota?  
• Piha-alueiden tila ja kunnostustarpeet?
• Teknisiä järjestelmiä kuten lämmitys ja ilmanvaihto arvioidaan lähinnä niiden häiriöttömän toiminnan kautta - onhan vuosihuollot suoritettu asianmukaisesti? 

Mikäli isännöitsijälle herää kuntoarvion perusteella epäilyksiä jonkin kohteen tai kohteiden kunnosta, voidaan edetä ko. kohteen ammamaiseen kuntotarkastukseen tai korjaamiseen kuten maalaus tai puhdistus, jolla kohteen elikaarta voi jatkaa.

Kuntoarvion kaikki huomioit on syytä kirjata talon huoltokirjaan ja myös tässä yhteydessä kuva vastaa montaa sanaa, joten kameraa kannattaa käyttää runsaasti. Kuvista on vuosien kuluessa mahdollista arvioida tilanteen muuttumista.

Leppoisaa kesää!
Ari Nässi

Isännöitsijän vuosi - huhtikuu

Lumet ovat sulaneet - ainakin eteläisessä Suomessa ja on aika tarkastaa piha-alueiden, rakennusten ulkoisten pintojen ja vesikaton kunto.

• Maalaustarpeita
• Räystäskourujen puhdistus
• Roskiskatosten kunnostus
• Linnunpönttö pihapuuhun
• Pihatalkoot?

Huhtikuu on myös monelle asuntoyhtiölle yhtiökokouksen aika. Alla pari asiaa, joita et ehkä tiennyt yhtiökokouksesta:

• Yhtiökokous on päätösvaltainen vaikka paikalla olisi van yksi osakas - edellyttäen, että kokous on asianmukaisesti kokoon kutsuttu.
• Äänileikkuri toimii - Yksi henkilö voi käyttää äänestyksissä äänivaltaa enintään viidesosalla paikalla olevista äänistä. Vaikka hänellä olisi valtakirja suurimmalta osalta asunto oy:n osakkaita.
• Yhtiökokouksessa voidaan tehdä (merkittäviä) päätöksiä vain asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa.

Hauskaa kevättä!

Ari Nässi

www.arinassi.fi